Firmar un documento de negocio – para cerrar una venta, aceptar un acuerdo comercial, validar una transacción, contratar a un especialista – es una acción que puede ser determinante para el éxito de un negocio.
Por esa razón, en el archivo histórico de muchas organizaciones, la fotografía del “momento de la firma” es una pieza que nunca puede faltar.
Sin embargo, plasmar una rúbrica – algo que parece tan sencillo de hacer – puede ser un proceso complicado y muy vulnerable a fallas e ineficiencias. Eso es lo que ocurre en las organizaciones que, para materializar una firma, no pueden prescindir del papel y del contacto humano.
En dicha circunstancia, las empresas están expuestas a múltiples dificultades, entre otras:
- Lentitud para recopilar una rúbrica (o varias);
- Descubrir que un contrato ya firmado tiene errores (lo que implica reiniciar el proceso: reimprimir, volver a conseguir las firmas y redistribuir el documento);
- Depender de un servicio de mensajería para la entrega oportuna de un material que deber ser rubricado;
- O enviar un contrato por correo electrónico a un destinatario erróneo (una persona cuya firma no es necesaria y que, gracias a la equivocación, podrá consultar información corporativa crítica).
Firma electrónica, una gestión clave
Cuando se lidia con estos problemas, la firma en un documento importante – quizás vital para poner en marcha un proyecto – exigirá varios días (o semanas) de paciencia.
Dichas situaciones podrían explicar los resultados de un estudio-encuesta sobre la gestión de contratos, área que abarca las tareas para
- Generar
- Distribuir
- Y administrar firmas corporativas
De acuerdo con la investigación:
- Sólo el 47% de la muestra consideró que sus procesos de contratos eran confiables,
- y menos de la mitad, el 45%, los calificó como eficientes.
En el caso específico de las rúbricas,
- El 39% de los consultados afirmó que la recolección de firmas es uno de los principales obstáculos a la hora de aprobar un acuerdo,
- y en ese sentido, el 35% aseguró que el uso de la firma electrónica es uno de los factores clave en la automatización de los procesos contractuales.
Curiosamente, aunque reconocen la importancia de la firma electrónica una porción significativa de la muestra, el 33%, no usa tecnologías especializadas, como un software de ElectronicSignature, para obtener las firmas que cierren una negociación: recurren al correo electrónico y a sistemas de almacenamiento en la nube, bajo la idea de que dichas herramientas son adecuadas para acelerar y proteger el proceso.
Evolución necesaria
En tal sentido, es importante destacar que el beneficio de las soluciones de firma electrónica no se limita sólo a facilitar la creación de una rúbrica en formatoelectrónico y aprovechar los medios digitales para distribuirla con tanta rapidez como amplitud.
Las innovaciones más avanzadas en firma electrónica ofrecen funciones que, más allá del tema de velocidad, robustecen los aspectos y factores que, realmente, garantizan la efectividad de una rúbrica electrónica como:
- Certeza
- Integridad
- Seguridad
- Y trazabilidad
Esas innovaciones – tanto en firma electrónica estándar o simple, como en firma electrónica avanzada o fiable – se distinguen por capacidades tales como:
- Recibir, rubricar y devolver contratos desde dispositivos móviles (iOS, Android, Windows), y no sólo en computadoras tradicionales.
- Trazabilidad completa y en tiempo real del proceso de firma: quién envía el documento para firmar; quiénes son los destinatarios autorizados; qué rúbricas ya se realizaron; qué equipos recibieron el material, etc.
- Mecanismos para impedir y restringir accesos o firmas no autorizadas. Por ejemplo, configurar fechas de vencimiento para el acceso a un contrato.
- Visión granular del momento de la firma, lo que incluye geolocalización y reportes con información como dirección IP del dispositivo y horario (hora, minuto, segundo) en el que se rubricó y devolvió el contrato.
- Generación y manejo de firmas que cumplen con las disposiciones legales vigentes, y que en un juicio tienen la misma validez que una rúbrica autógrafa.
- Medidas de seguridad para asegurar que el contrato por firmar llega a las manos indicadas, tales como un Token-SMS (el envío de un mensaje de texto a un teléfono móvil específico, el cual incluye la contraseña que habilita el acceso al documento)
Cuando ofrece esta clase de funciones, una solución de firma electrónica puede lograr resultados que realmente impulsan al negocio:
- Que la rúbrica de un contrato, en el 83% de los procesos de aprobación, tome menos de 24 horas;
- Y que en el 59% de las ocasiones, las firmas se plasmen en menos de 60 minutos.
