Manual Código ética y conducta

1. Objetivo

Definir las políticas de conducta que se deben manejar por todos los colaboradores de la organización.

2. Alcance

Aplica para todos los colaboradores de Media Commerce.

3. Definiciones

Alta Dirección: Gerencia General, Gerentes y Directores de Área.
Organización: Media Commerce Partners S.A.S.
Empleado: Persona contratada por Media Commerce S.A.S. mediante contrato laboral.
Proveedor: Tercero que suministra bienes o presta servicios a la compañía (incluye contratistas, consultores y asesores).
Parientes: Hasta cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil.

Parentesco de consanguinidad

Primer grado: padres e hijos.
Segundo grado: hermanos.
Tercer grado: tíos y sobrinos.
Cuarto grado: primos hermanos.

Parentesco de afinidad

Primer grado: suegros con yernos o nueras.
Segundo grado: cuñados.

Parentesco civil

Primero civil: padres adoptantes e hijos adoptivos; esposos.

4. Responsable

Quienes ejerzan funciones de Dirección, Jefatura o Supervisión deben ser ejemplo del cumplimiento del Código y no permitir su violación.

Cada Gerencia, Director y Jefe de área/proceso garantizará su difusión, lectura y práctica cotidiana.

Talento Humano difunde y actualiza el Código, da seguimiento a denuncias y define metodologías para su comprensión.

5. Código de ética y conducta de Media Commerce Partners S.A.S

Introducción

Este Código plasma la filosofía y compromiso empresarial, vinculando visión, estrategia, responsabilidad social, cumplimiento legal, actuación ética y valores de comportamiento.

Es vital para mantener el respeto entre accionistas, directivos, clientes, proveedores, colaboradores, competidores, autoridades y comunidad, y para preservar la “licencia social para operar”.

Invitamos a todos a mantener altos grados de integridad y honestidad para sostener el prestigio de organización confiable, ética y transparente.

5.1 Definición, principios y valores

5.1.1 Ética

La conducta refleja lo que somos. Estas pautas orientan nuestro actuar:

Actúo con responsabilidad cuando…

Represento a la organización con presentación adecuada y conducta intachable.
Conozco y cumplo el marco legal y los controles internos.
Colaboro activamente y doy ejemplo en mi equipo.
Respondo por mis acciones y omisiones.
Busco soluciones y oportunidades de mejora.
Aprendo de errores y promuevo lecciones aprendidas.
Comparto conocimientos y facilito la adaptación de nuevos miembros.
Promuevo ambiente cordial, evito rumores y cuido la imagen corporativa.
Protejo la información y evito divulgar contenido indebido.
Desarrollo competencias para servir con calidad a los grupos de interés.
Presento información veraz y verificable de mi gestión y área.
Cuido y uso eficientemente los recursos y el tiempo laboral.
Promuevo autocuidado y seguridad; cumplo Reglas Fundamentales de Seguridad.
Procuro actuaciones que preserven el medio ambiente y entorno social.

Actúo con integridad cuando…

Tomo decisiones con objetividad, lealtad, justicia, honestidad y transparencia.
Pienso, hablo y actúo de forma consistente.
Educo con el ejemplo y doy crédito a quien corresponde.
Antepongo el bien común a intereses particulares.
Me declaro impedido ante conflictos de interés personales o familiares.
Rechazo y denuncio la corrupción; promuevo transparencia.
No acepto regalos salvo atenciones promocionales de bajo valor y reporto dudas.
No busco privilegios propios ni para terceros.
No mantengo relaciones comerciales privadas que generen beneficio por mi cargo.

Actúo con respeto cuando…

Ejerzo mis derechos sin abusar y respeto los de los demás.
Reconozco y atiendo necesidades de los grupos de interés.
Respeto propiedad intelectual y derechos de autor.
Rechazo competencia desleal y no difamo a otras empresas.
Soy cortés con compañeros, clientes y personas en general.
No uso mi posición para exigir preferencias.
Respeto el tiempo de los demás y soy puntual.
Respeto usos y costumbres de las comunidades.
No discrimino y promuevo Derechos Humanos y DIH.

5.2 Aplicación del código de ética y conducta

La integridad, honestidad, lealtad y profesionalismo guían todas las relaciones. Debemos actuar para que la compañía sea y tenga reputación de:

Transparente, clara, veraz y exacta en trato y declaraciones.
Políticamente imparcial.
Social y ambientalmente responsable.
Entregar productos y servicios seguros y de alta calidad.
Salvaguardar su integridad y credibilidad.
Ser consistente en el cumplimiento de obligaciones.
Comprender y respetar a clientes y consumidores.
Liderar en mejores políticas de gobierno corporativo.

5.2.1 Respeto por las personas e igualdad de oportunidades

Respeto a diversidad y derechos humanos sin discriminación. Selección basada en habilidades y valores. Ambiente seguro y saludable, orden y limpieza para prácticas seguras.

5.2.2 Acoso sexual y maltrato

Prohibido acoso en todas sus formas. Violencia y maltrato son inaceptables y deben reportarse a Talento Humano o Gerencia Administrativa para medidas disciplinarias.

5.2.3 Uso de drogas y alcohol

Prohibido consumo y el ingreso bajo efectos de alcohol o drogas ilícitas.

5.2.4 Participación en política

Se estimula participación cívica. No se puede hacer proselitismo político dentro de la organización salvo aprobación de Junta Directiva y Representante Legal.

5.2.5 Veracidad en registros e información

Registros contables y financieros deben reflejar la realidad. Alterar, falsificar u ocultar información es falta grave.

5.2.6 Conflicto de intereses

Prohibidas actividades que compitan o entren en conflicto con intereses de la compañía.
No usar tiempo/recursos para intereses ajenos sin autorización.
Prohibidos negocios dentro de instalaciones destinados a empleados o terceros.
Parentesco que genere conflicto: el Jefe inmediato resolverá con justicia.
Relaciones con proveedores solo con autorización de Junta y con condiciones de mercado; deben reportarse.

5.2.7 Información confidencial

Debe mantenerse estricta confidencialidad sobre información estratégica, incluyendo (de forma enunciativa):

Información contable, presupuestos, financiamientos.
Organización, metas, objetivos, planes, fusiones, asociaciones, proyectos.
Estrategias comerciales, costos, mercadeo.
Procedimientos y estrategias de compras.
Información a proveedores solo cuando corresponda.
Naturaleza y especificaciones de productos; métodos de comercialización.
Manuales, políticas, procesos y sistemas de información.
Medios magnéticos, software y materiales.
Datos de nómina, compensación y beneficios; información personal.
Materiales de capacitación; controversias judiciales o administrativas.
Otros documentos calificados como confidenciales.

5.2.7.1 Contratos de confidencialidad

Proveedores que accedan a información deben firmar acuerdos de confidencialidad con visto bueno del Proceso Jurídico.

5.2.7.2 Confidencialidad de colaboradores

Todos deben firmar convenio de confidencialidad y mantener reserva aún después de finalizar la relación laboral.

5.2.8 Comunicaciones

5.2.8.1 Internas

No divulgar información que comprometa el negocio ni viole niveles de confidencialidad. Prohibido material ofensivo o ajeno al trabajo por medios corporativos; sujeto a sanciones.

5.2.8.2 Externas

Participaciones públicas deben ser autorizadas por Gerencia General. Solo el Representante Legal (o delegado) puede informar a medios.

5.2.8.3 Entidades gubernamentales

Se suministrará solo la información legalmente correspondiente, por el Gerente General o su delegado, a requerentes debidamente acreditados.

5.2.9 Corrupción y soborno

Prohibidas prácticas de corrupción o soborno con entidades privadas o públicas para obtener ventajas.

5.2.10 Relaciones con proveedores

Negociar solo con proveedores aprobados.
Respeto y trato profesional; transparencia en licitaciones.
Igualdad de oportunidades; competir por calidad, servicio, precio y disponibilidad.
Respetar rentabilidad razonable y condiciones pactadas.
Facilitar proyecciones cuando aplique.
Cero influencia indebida, soborno o conductas antiéticas (reportar a Gerencias).
Declarar y apartarse ante conflictos de interés.
No aceptar/realizar obsequios o atenciones que influyan decisiones.
Separar negocios personales de los corporativos.
No revelar información de propiedad sin autorización; no compartir info de proveedores a competidores sin permiso escrito.
Prohibido usar descuentos o tratos especiales en beneficio personal.
Prohibidas transacciones con proveedores al margen de la ley o de dudosa reputación.
Prohibidos préstamos personales de proveedores.
No emitir opiniones que cuestionen profesionalismo de competidores de proveedores.

5.2.11 Obligaciones de los proveedores

Negocio honesto, transparente, leal y responsable.
No ofertar por debajo para luego exigir ajustes.
Respetar Políticas y Pautas Éticas para proveedores.
No abusar de posición dominante.
Reportar comportamientos antiéticos del personal.
No realizar actos ilícitos ni prebendas.

5.3 Cumplimiento del código de ética y conducta

5.3.1 Responsabilidades

Se dispondrán medios accesibles para reportar incumplimientos o violaciones a este Código.

5.3.2 Penalidades

Desde amonestación verbal/escrita hasta terminación laboral y sanciones civiles o penales, según Reglamento Interno. Gerencias General y Administrativa determinan la sanción.

5.3.3 Ámbito de aplicación

Aplica a Junta Directiva, Gerencias, Jefaturas, profesionales, supervisores, personal administrativo/técnico/operativo y a proveedores/contratistas. Incumplimientos pueden terminar relaciones comerciales.

5.3.4 Cómo denunciar o reportar

Reportes y denuncias se presentan ante la dependencia Jurídica y/o Gerencia Administrativa.

6. Acuerdos de niveles de servicio (ANS)

No aplica.