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La migración de un ERP heredado a una plataforma basada en la nube se ha convertido en un imperativo de negocios. También puede ser el proyecto más complejo y de mayor riesgo en la carrera de un CIO.

Si lo hace bien, la empresa quedará bien posicionada frente a sus competidores durante años. Una nueva investigación de IDC indica que las organizaciones que habían comenzado una migración de un ERP a la nube, como parte de una iniciativa de transformación digital antes de la pandemia de COVID-19, se comportaron mucho mejor que las organizaciones que no lo hicieron. “Les permitió prepararse para crear nuevos productos, les permitió disrumpir su propio mercado y convertirse en líderes del mercado”, señala el analista de IDC, Mickey North Rizza.

Pero hacerlo bien no es fácil. Como señala Rizza, “si le falta un pequeño elemento de datos cuando realiza esta migración, puede poner literalmente el negocio patas arriba”.

Para ayudar a los CIO a evitar las trampas y los escollos, he aquí algunos de los secretos de una exitosa migración de un ERP a la nube.

1. Aprovechar las lecciones aprendidas de anteriores migraciones a la nube

Prácticamente todas las empresas han trasladado aplicaciones no ERP a la nube o a plataformas SaaS. Esa experiencia debe informar su enfoque en la migración de ERP a la nube.

Al principio del proceso, los CIOs deben reunir a los líderes empresariales, los usuarios finales y el personal de TI asociado a esos proyectos anteriores, para identificar los costos imprevistos o los obstáculos técnicos que puedan haber surgido, así como cualquier problema inesperado de seguridad, privacidad, copia de seguridad de los datos o de la red. También es importante identificar a los grupos o personas de la empresa que se resisten especialmente al cambio. Cada empresa tiene una cultura única, por lo que es importante entender cómo se comunicaron los anteriores despliegues de la nube, cómo se recibieron y cómo se ejecutaron.

2. Crear un plan integral de migración del ERP y ceñirse a él

Nadie sería tan tonto como para embarcarse en un proyecto de esta magnitud sin un plan. Pero se necesita más que un plan: Necesita un plan de migración de aplicaciones, un plan de migración de datos y un plan de comunicación, además de planes de formación, seguridad, redes y supervisión y mantenimiento continuos. La migración a la nube de un ERP en una gran empresa podría tardar tres o cuatro años en completarse, por lo que el plan global de planes tiene que tener hitos específicos. Las organizaciones deben esforzarse por cumplir el calendario y evitar que el alcance se desplace. Pero el plan también tiene que tener cierta flexibilidad para adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio.

3. Haga un inventario de sus aplicaciones y datos

Suena bastante básico, pero después de 10 o 20 años de personalizar aplicaciones comerciales y escribir algunas propias, se sorprendería de lo que encuentra al realizar un estudio exhaustivo de la cartera de aplicaciones. Lo mismo ocurre con los datos: hay que saber qué se tiene, en qué estado se encuentra, dónde están, qué cantidad de ellos debe moverse con las aplicaciones, qué datos históricos deben archivarse y durante cuánto tiempo.

4. Hacer un balance de los procesos empresariales y los conocimientos institucionales

Las aplicaciones de ERP no viven en el vacío, por lo que es importante entender cómo los sistemas de ERP “se extienden a otros sistemas”, anota Rizza de IDC. Y esto se aplica tanto a los sistemas internos, como el CRM, como a los socios comerciales que podrían tener que hacer alteraciones en sus procesos en respuesta a sus cambios.

Además, las organizaciones deben hacer un “inventario de conocimientos” para comprender claramente no solo lo que tienen, sino también lo que hacen en términos de procesos y procedimientos que podrían verse afectados por un cambio a la nube.

5. Decidir un enfoque de uno o dos pasos

Hay dos estrategias que las organizaciones pueden adoptar al trasladar las aplicaciones ERP a la nube. Puede “levantar y cambiar” las aplicaciones existentes a una plataforma en la nube como primer paso, y luego, con el tiempo, refactorizar o reescribir aplicaciones específicas para aprovechar al máximo las ventajas empresariales de una aplicación nativa en la nube racionalizada y optimizada. O puede hacerlo todo en un solo paso, modernizando las aplicaciones mientras están en las instalaciones, y luego migrando esas aplicaciones actualizadas a la nube. En general, el enfoque de dos pasos es más popular; ofrece beneficios más rápidamente y es menos arriesgado.

6. Establecer un programa de formación integral

El CIO del Wellesley College, Ravi Ravishanker, era un veterano de dos actualizaciones de ERP en trabajos anteriores, cuando puso en marcha un proyecto para trasladar las aplicaciones ERP heredadas de la universidad a la plataforma en la nube de Workday. La disponibilidad de materiales y metodologías de formación proporcionados por el proveedor es “un cambio de juego”, indica.

A Ravishanker le resultó útil personalizar los materiales de formación de Workday para sus usuarios finales. “Necesitábamos crear documentos que guiaran a la gente por el proceso con capturas de pantalla”, sostiene.

Su equipo llevó a grupos de empleados al laboratorio de informática para que recibieran formación práctica y, en algunos casos, el departamento de TI llevó a cabo una formación individualizada en la oficina del empleado (esto fue antes de la llegada de COVID). Ravishanker señala que la formación es un proceso continuo; incluso después de la implantación del sistema, las organizaciones deben dedicar tiempo al personal para que los materiales de formación puedan actualizarse constantemente para reflejar las nuevas versiones del proveedor.

7. Automatice todos los procesos que pueda

La automatización puede ayudar a las organizaciones a acelerar sus migraciones de ERP en la nube, y también puede ayudar a reducir los errores humanos. Hay una variedad de herramientas de automatización disponibles, incluidas las que automatizan las transferencias de datos, auditan la migración de datos para asegurarse de que todo se hizo correctamente, y automatizan las pruebas, las copias de seguridad y la recuperación de desastres.

8. Migrar primero las aplicaciones menos críticas

Los proveedores de ERP suelen recomendar la creación de una matriz que clasifique las aplicaciones según su nivel de uso, complejidad e impacto en la empresa. Al embarcarse en la migración de un ERP, los responsables de TI deben empezar por las aplicaciones que tengan menos impacto en la empresa, según esta estrategia. Ravishanker utilizó este enfoque para trasladar las aplicaciones de ERP de Wellesley a Workday, dejando para el final las aplicaciones de finanzas y nóminas, que son fundamentales. Como parte de esta estrategia, Ravishanker realmente ejecutó los sistemas antiguos y nuevos en paralelo durante un período de tiempo para estar absolutamente seguro de que el cambio se llevaría a cabo sin problemas.

9. Considerar las implicaciones de la red y la seguridad

Una vez que los procesos empresariales principales se ejecutan en la nube, es fundamental que los empleados puedan acceder de forma segura a esas aplicaciones desde cualquier lugar. Las empresas deben asegurarse de que los empleados se conecten a través de una VPN y que se requiera una autenticación de dos factores. Las organizaciones también deben tener conexiones redundantes a la nube, con alguna combinación de MPLS, Metro Ethernet, inalámbrica fija y enlaces de banda ancha tradicionales.

10. Descubrir cualquier carencia de habilidades que pueda afectar a la migración

Para las empresas que no tienen mucha experiencia en el traslado de aplicaciones a la nube, es importante hacer una evaluación honesta de las habilidades necesarias para hacer el trabajo, y compararlas con el conjunto de habilidades del personal de TI. ¿Tienen el ancho de banda y los conocimientos necesarios para reescribir aplicaciones para la nube? ¿Están conectados a los procesos de negocio hasta el punto de poder evaluar las aplicaciones y decidir cuáles deben permanecer en la nube por razones de seguridad o reglamentarias, cuáles deben trasladarse tal cual a la nube y cuáles proporcionarían un beneficio empresarial significativo si se reescriben para la nube? En este punto, muchas empresas contratan a consultores externos que tienen las habilidades y la experiencia pertinentes.

11. Reevaluar la recuperación de desastres y la planificación de la continuidad del negocio

Una vez que sus aplicaciones ERP hayan abandonado el edificio, es importante que los planes de DR/BC reflejen la nueva realidad. La buena noticia es que el traslado de las aplicaciones a la nube ofrece la oportunidad de renovar los planes de copia de seguridad y recuperación de desastres para incluir la copia de seguridad y la recuperación basadas en la nube. Esto podría eliminar la necesidad de un centro de datos de copia de seguridad o una instalación física que aloje discos o cintas de copia de seguridad.

12. Mantener las líneas de comunicación abiertas

“Es importante tener empatía y conocer el dolor que va a sentir la gente”, señala Ravishanker. Los directores de informática deben comunicarse con todos los implicados en el proyecto desde el principio, y mantener una comunicación constante durante todo el proceso. Hay que estar dispuesto a escuchar a los usuarios finales y permitirles ayudar a dar forma al proyecto en la medida de lo posible, anota Ravishanker. Su equipo incluso creó una línea de atención telefónica para que los usuarios finales pudieran llamar si tenían problemas cuando el nuevo sistema entró en funcionamiento.

Las organizaciones también deben ampliar sus esfuerzos de comunicación a los clientes y proveedores, asegurándose de hacer hincapié en que cualquier cambio que se produzca se hace para mejorar los procesos empresariales y facilitar la vida de todos a largo plazo.

13. No olvide tener en cuenta la soberanía de los datos

Con una migración de ERP a la nube, las aplicaciones de misión crítica se están moviendo fuera de su control directo, y pueden terminar siendo replicadas a través de múltiples zonas de disponibilidad de la nube. Las organizaciones deben entender que siguen siendo responsables de cumplir con las regulaciones de privacidad, como el GDPR, y de proteger los datos de los clientes sin importar dónde se encuentren.

Fuente: The standard CIO