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El trabajo remoto no es opcional. Que los empleados puedan hacer un backup correctamente es sinónimo de productividad.

Realizar copias de seguridad es una práctica clave para proteger la información, sobre todo de aquellos archivos que tienen algún valor. El ideal es que esta acción permita siempre  recuperar archivos, que los mismos estén disponibles y se mantengan seguros.

El que ya no sea un “problema del departamento de Tecnologia” pues, ahora, todos somos responsables, aumenta los riesgos. Más responsabilidad para el CIO y su equipo.

¿Por dónde empezar y qué debe priorizarse? Recuerde que en las empresas hay usuarios de todo tipo y las “brechas” generacionales y digitales no son un factor menor a considerar.

Una encuesta realizada por ESET Latinoamérica reveló que:

• 63% de los usuarios nunca se informó sobre las buenas prácticas a la hora de realizar copias de seguridad de su información.
• 45% respondió que realiza copias de seguridad de forma ocasional
• 26% aseguró que lo hace de manera frecuente
• 55% afirmó haber perdido información alguna vez por no contar con un respaldo
• 42% dijo haber recuperado información importante gracias a contar con una copia.

Veamos algunas los errores que los especialistas  ESET han colocado en la lista de los “frecuentes” a la hora en que los usuarios realizan backup de su información.

1. Copias de seguridad almacenadas en el mismo disco

Puede que parezca innecesario (por evidente) decirle a la gente que la copia de seguridad, de preferencia, debe estar en otro dispositivo. Real o virtual.

El 29% de los usuarios consultados dijo almacenar sus backups en una carpeta dentro del mismo equipo en el que están los archivos originales. Esto supone un gran riesgo para la información que se quiere respaldar, ya que, si los archivos no están alojados en un medio externo, en caso de robo, extravío o que el equipo deje de funcionar.

2. Hacer backup de toda la información del disco

No se debe confundir la sincronización automática de los dispositivos con un sistema de almacenamiento en la nube con una correcta estrategia de backup.

El 76% de los usuarios realiza backup solo de información de valor. ¿Qué consideran información de valor? El 80% guarda copias de archivos de fotos, videos u otro contenido multimedia, así como documentos de trabajo o de la universidad, mientras que un 42% hace copias de seguridad de las contraseñas que utiliza.

3. No verificar la integridad de las copias de seguridad

Que el 58% de los usuarios afirme verificar el estado de los archivos respaldados luego de realizar backup es un avance. Pero no es suficiente.

Puede suceder que, durante el proceso de respaldo, el nuevo archivo se corrompa debido a un error en el momento del guardado: hay que asegurarse que los datos se copiaron correctamente y están disponibles.

4. No hacer copias con regularidad

Especialmente si se trabaja con archivos o proyectos que están en proceso y que reciben cambios de forma regular, el Backup debe hacerse de forma programada y periódica.

Según la encuesta, el mayor porcentaje de los usuarios realiza copias de seguridad de forma manual. De esa porción, el 51% dice realizar backup de forma ocasional y solo el 18% afirma realizar copias de seguridad de manera frecuente.

5. Hacer backup de información que no ha sido modificada

Al realizar backup de forma desordenada o sin una debida planificación, es probable realizar copias de seguridad de archivos que no han sido modificados, ocupando espacio que podría aprovecharse para almacenar archivos que no cuentan con una copia.

Algunos programas para realizar backup en la nube reconocen archivos duplicados, lo que ayuda a prevenir este error.

6. No verificar ni cuidar los dispositivos de almacenamiento

Existen distintas alternativas para el almacenamiento como:

• discos duros externos
• una memoria USB
• Cualquier otro dispositivo

Es bueno recordar que estos , equipos pueden romperse y%o extraviarse. En cuanto a los fallos físicos, si bien el 46% de los encuestados es consciente de que los errores de hardware es una de las principales causas de la pérdida de la información respaldada, el 31% de los encuestados dijo desconocer que los dispositivos de almacenamiento físico tienen una vida útil.

7. No identificar ni clasificar la información guardada en cada dispositivo

Esto no solo evita tener que buscar en múltiples dispositivos un archivo que se necesita con urgencia sino que, también, hará más sencilla la tarea de realizar copias de seguridad.

Evite la duplicidad de archivos y facilite, además, el proceso de restauración de la información en caso de que sea necesario con esta práctica.

8. Usar contraseñas débiles en nubes con backups

Según datos de la encuesta, más del 60% de los usuarios opta por un servicio en la nube para hacer backup de su información.

Mientras tanto, estudios del último año demuestran que muchos usuarios siguen eligiendo contraseñas como 123456 para acceder a una cuenta o servicio online, incluyendo probablemente, a los servicios en nube donde almacena las copias de respaldo. Esto los deja expuestos a posibles riesgos como ataques de fuerza bruta o password spraying.

9. Configurar desprolijamente las opciones de privacidad y seguridad de la nube

Google Drive, OneDrive o iCloud son algunos de los servicios más populares que utilizan los usuarios para hacer copias de seguridad. Pero los servicios en la nube indebidamente configurados pueden dejar expuesta información si no se toman las medidas necesarias. Además de utilizar una contraseña fuerte y no reutilizarla para otro servicio, se recomienda realizar acciones como implementar el doble factor de autenticación y configurar correctamente los permisos que establece, sobre todo comparte alguno de estos archivos.

Del mismo modo, tener presente que el acceso a una misma cuenta puede estar disponible desde más de un dispositivo, como una o más computadoras, por lo que las medidas de seguridad y privacidad también deben contemplar los distintos dispositivos.

10. No hacer backup

No tomar conciencia de los riesgos de que la información se pierda si solo está almacenada en un solo lugar o de lo importante que puede llegar a ser contar con una copia de seguridad de nuestras fotos, videos familiares o cualquier otro documento de valor.