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Crear un lugar de trabajo digital para los empleados implica mucho más que entregar computadoras portátiles, recurrir a apps en la nube y usar una VPN.

Debido a que una estrategia segura de trabajo remoto se ha vuelto esencial para la resiliencia empresarial, las organizaciones de TI están pensando cada vez más en la creación de lugares de trabajo digitales.

Pero hacerlo significa mucho más que habilitar el trabajo remoto a través de VPN, usar controles de identidad e implementar aplicaciones basadas en la nube.

También significa diseñar una estrategia que tenga en cuenta las necesidades de los empleados, independientemente de su ubicación, de manera que se garantice que el negocio avanza sin problemas.

A medida que las empresas de todo el mundo lidian con el aspecto del lugar de trabajo después de la pandemia, es importante comprender la diferencia entre un lugar de trabajo digital y un espacio de trabajo digital.  No son lo mismo.

Y ya sea que las empresas planeen un regreso completo a la oficina, un personal completamente remoto o algo intermedio, el “lugar de trabajo híbrido”, los problemas centrales que enfrentan al establecer la estrategia siguen siendo los mismos.

Aquí hay un vistazo a los problemas que probablemente enfrentarán las empresas.

1. Definición del lugar de trabajo digital

Las firmas de investigación IDC y Gartner tienen sus propias definiciones individuales para el lugar de trabajo digital, aunque ambas están de acuerdo en que las decisiones tecnológicas por sí solas no garantizan el éxito.  Otros elementos, si no se tienen en cuenta, podrían provocar fallas.

Gartner define el “lugar de trabajo digital” como:

Una estrategia comercial que aprovecha un entorno de trabajo atractivo e intuitivo para impulsar la destreza digital de la fuerza laboral la ambición y la capacidad de aplicar tecnología para mejorar las capacidades comerciales.

El lugar de trabajo digital y quienes lo lideran darán forma al futuro del trabajo.

La definición de lugar de trabajo digital de IDC es más sucinta:

Un entorno de trabajo seguro y conectado, independiente del lugar o la hora.

En ambos casos, el objetivo es garantizar que los trabajadores tengan la capacidad (y el deseo) de utilizar tecnologías digitales para sus trabajos, independientemente del entorno.

Un lugar de trabajo digital no es lo mismo que un espacio de trabajo digital.  El primero consiste en un enfoque completo para proporcionar un entorno en el que todos puedan colaborar y realizar sus tareas;  este último se centra únicamente en las tecnologías necesarias para ello.

No es sorprendente que los proveedores de tecnología estén felices de vender sus productos como soluciones completas para el lugar de trabajo digital.

Pero ningún producto o servicio por sí solo ofrece un lugar de trabajo digital completo.

Para eso, las empresas necesitan una variedad de herramientas y procesos unidos por una estrategia cohesiva.

En abril, una alianza de 10 proveedores definió ocho elementos necesarios para un espacio de trabajo digital:

• Escritorios virtuales
• Aplicaciones virtuales
• Puntos finales seguros
• Herramientas de colaboración, política y gestión
• Análisis, seguimiento y pruebas
• Gestión de impresión
• Seguridad

Aunque esos elementos se centraron únicamente en las tecnologías, las recomendaciones representan un punto de partida útil.

Sin embargo, es importante recordar que crear un lugar de trabajo digital es una combinación de tres elementos clave:

• El espacio (ya sea la oficina, la oficina en casa o el espacio compartido(
• La tecnología
• Y la cultura

“Las organizaciones deben adoptar un enfoque holístico e integrado que también incorpore el aumento que permita y acoja a nuevos compañeros de trabajo digitales (inteligencia artificial, automatización de procesos robóticos (RPA), realidad aumentada y realidad virtual, etc.) y una cultura laboral que fomente a los trabajadores comprometidos y empoderados.  alineado con las habilidades digitales, además del espacio de trabajo ”, dijo Louise Francis, directora de investigación de IDC.

También es importante adaptarse a las tecnologías nuevas y en evolución a medida que avanza el lugar de trabajo digital, porque “las tecnologías con las que podemos terminar hoy pueden ser irrelevantes mañana”, dijo Gavin Tay, analista de Gartner.

2. Crear un lugar de trabajo digital comienza con un buen entorno de trabajo híbrido

En 2020, la pandemia de COVID-19 aceleró la adopción de tecnologías y hardware para respaldar un entorno de trabajo flexible y permitir que las personas trabajen desde cualquier lugar.

Demostró que las organizaciones no solo pueden confiar en que los empleados trabajen de forma remota, sino que las empresas deben estar preparadas para interrupciones inesperadas.

El trabajo híbrido, un pilar del lugar de trabajo digital, debería ser un pilar de toda estrategia empresarial futura, dijo Francis.

“Se puede argumentar que hay algunas funciones laborales o industrias en las que el trabajo remoto es menos relevante o no es necesario debido a los requisitos para estar en el sitio. Independientemente, el pensamiento debe hacerse desde la perspectiva de la continuidad o la resiliencia empresarial”.

En otras palabras, las excepciones no deberían obstaculizar la flexibilidad necesaria para crear un lugar de trabajo digital.

Para la mayoría de los CIO, está claro que los lugares de trabajo híbridos llegaron para quedarse, dice Tay, lo que hace que el concepto sea cada vez más una prioridad.

Y las tecnologías que elijan deben satisfacer las necesidades de los trabajadores si las empresas quieren mantener a sus empleados.

Una encuesta reciente de Gartner sobre la experiencia del trabajador digital encontró que los empleados que aprecian su tecnología, sus aplicaciones y las usan, tienen muchas más probabilidades de quedarse el doble de tiempo que los que no lo hacen.

En parte, eso se debe a que la pandemia de COVID-19 facilitó el cambio de trabajo, con entrevistas realizadas en línea, y la comprensión de que un nuevo trabajo podría no requerir una mudanza.  Eso ha hecho que sea más difícil retener el talento, dijo Tay.

Una investigación reciente de Gartner mostró que las organizaciones que impulsaban las prácticas en la oficina a los trabajadores desde el hogar como:

• Virtualizar las tareas en el sitio
• Agregar sistemas de monitoreo
• y aumentar el número de reuniones..
• … en realidad exacerbaban la fatiga de los empleados.

La encuesta con empleados de trabajo híbrido de 2021, realizada en enero de este año a más de 2.400 trabajadores reveló que:

• Los empleados que ahora pasan más tiempo en reuniones tienen 1,24 veces más probabilidades de sentirse emocionalmente agotados de su trabajo.
• En general, la fatiga provocada por llevar las prácticas en la oficina a entornos de trabajo remoto puede disminuir el rendimiento en un 33%;
• Y estos empleados tienen hasta un 54% menos de probabilidades de permanecer con su empleador.

3. Qué considerar al planificar un lugar de trabajo digital

Tay afirmó que, primero que nada, olvídese de la oficina física. Está convencido de que la oficina física tiene futuro en muchas organizaciones (Y es probable que tenga un papel menor en muchos otros).

Aconsejó a las organizaciones de TI que elijan tecnologías que sean flexibles y fáciles de integrar, para que las empresas puedan orquestar procesos y herramientas de manera más flexible y sencilla, y administrar actualizaciones y otro tipo de mantenimiento con poco o ningún impacto en el usuario.

La experiencia del usuario también es importante.  El trabajador debe ser lo más importante, y los departamentos de TI y las organizaciones deben considerar cómo trabajan, se comportan y utilizan las tecnologías los empleados para ser productivos.

Además de la experiencia del usuario, encontrar formas de automatizar el trabajo a través de RPA puede enfocar a los empleados en un trabajo más gratificante y de mayor valor.

Recuerde que la automatización puede verse como una forma de eliminar trabajos (incluso si los datos no son tan graves), lo que puede dañar la moral y poner en riesgo la retención de los empleados.

Tay señala que un atributo clave del lugar de trabajo digital es que debe adoptar un cambio continuo, no solo en la tecnología sino, también, en el desarrollo y el proceso de habilidades.

Francis, por su parte, enumeró varios aspectos del lugar de trabajo digital que IDC considera esenciales:

• Una “fuerza de trabajo digital” eficiente, escalable y adaptable. Es decir, chatbots, otros robots de software y software RPA que se pueden implementar para automatizar y aumentar una variedad de actividades laborales.
• Un entorno de trabajo inteligente y federado que minimiza el cambio de contexto al proporcionar los recursos necesarios para tareas importantes de forma inteligente y proactiva.
• Conectividad segura para personas, trabajadores digitales no humanos y recursos corporativos en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier tipo de dispositivo.
• Herramientas colaborativas que permiten un lugar de trabajo conversacional (incluidas personas y trabajadores digitales no humanos, así como socios comerciales, clientes y otras partes interesadas).

4. Seguridad y gobernanza sólidas que no obstaculizan la productividad ni disminuyen la experiencia

• Recursos humanos y soluciones administrativas autoexplicativas, autoconscientes y autoservicio.
• Sistemas de aprendizaje inteligentes, ágiles y adaptables que permiten nuevas habilidades y aprendizaje continuo.
• Sistemas integrados de detección del lugar de trabajo que optimizan y personalizan la experiencia de los empleados y mejoran la productividad, la seguridad y la protección.
• Conocimientos que conectan a los expertos con contenido relevante en todos los departamentos y procesos comerciales.

Fuente: The Standard CIO