MANUAL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

1. Objetivo

Definir las políticas de conducta que se deben manejar por todos los colaboradores de la organización.

2. Alcance

Aplica para todos los colaboradores de Media Commerce.

3. Definiciones

• Alta Dirección: Gerencia General, Gerentes y Directores de Área.
  
  
• Organización: Se refiere a Media Commerce Partners S.A.S.
  
  
• Empleado: Persona contratada por Media Commerce S.A.S a través de un contrato de trabajo laboral.
  
  
• Proveedor: Tercero que suministra bienes o presta servicios a la compañía. Comprende también contratistas, consultores y asesores.
  
  
• Parientes: Una persona quien está en parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil.
  
  
• Parentesco de consanguinidad:

      Primer grado: Entre padres e hijos
      Segundo grado: Entre hermanos
      Tercer grado: Entre tío y sobrino
      Cuarto grado: Entre primos hermanos.

• Parentesco de afinidad:

      Primer grado: Entre suegros y yernos o nueras
      Segundo grado: Entre cuñados

• Parentesco civil:

      Primero civil: Entre padres adoptantes e hijos adoptivos, esposos.

4. Responsable

• Todos los colaboradores que ejerzan funciones de Dirección, Jefatura o Supervisión, tienen la obligación de ser ejemplo del cumplimiento del Código de Ética y Conducta así como no permitir la violación de los estándares, prácticas y comportamientos éticos establecidos en este Código.
  
  
• Cada una de nuestras Gerencias, cada uno de nuestros directores y Jefes de área / proceso debe velar y ser garantes del cumplimiento de este Código; debemos hacer que todo el personal lo conozca y asegurarnos de que todos lo lean y lo conviertan en una práctica cotidiana en sus actividades y en su conducta y comportamiento ante los diferentes grupos de interés.
  
  
• La dependencia de Talento Humano es responsable por la difusión y actualización del presente Código, así como del adecuado seguimiento de las denuncias presentadas con el propósito de establecer su legitimidad. Adicionalmente, se encarga de definir las metodologías que faciliten la comprensión del Código.
  
  

5. Código de ética y conducta de Media Commerce Partners S.A.S

Introducción

El presente Código de Ética y Conducta, plasma nuestra filosofía y nuestro compromiso empresarial, vincula la visión y la estrategia de negocios, las prácticas de responsabilidad social empresarial, el cumplimiento al régimen de legalidad, la actuación ética y los valores que deben regir nuestro comportamiento.

Este código es vital para asegurar y mantener un mutuo respeto a los Accionistas, Gerentes, Directores, Clientes, Proveedores, Colaboradores, Competidores, Autoridades de gobierno y comunidad.

Así mismo, será la base y cimiento de nuestra forma de actuar en cualquier país en donde invirtamos y operemos. Debemos preservar y dignificar el valor de nuestra marca y cuidar la “licencia social para operar”, ser ejemplo ante la sociedad y perdurar así a largo plazo.

Invitamos a todos los colaboradores a que sigan siendo responsables, manteniendo los más altos grados de integridad y honestidad en nuestro entorno de trabajo y la sociedad para que mantengamos nuestro prestigio de ser una organización confiable, ética, transparente, con principios, valores y respeto hacia los individuos.

5.1   Definición, principios y valores

5.1.1  Ética

La conducta es el reflejo de lo que somos los seres humanos y las organizaciones. Todas las personas que tenemos vínculos o representamos a Media Commerce S.A.S. debemos tener en cuenta las siguientes conductas que reflejan nuestros valores y principios:

Actúo con responsabilidad cuando:

• Soy consciente de que como colaborador represento a la organización en todo momento, por lo que siempre me esfuerzo por mantener una presentación personal adecuada y proyectar una imagen intachable, evitando cualquier conducta laboral o personal que deteriore el buen nombre y la reputación de la organización. Mis actuaciones responden a la dignidad y responsabilidad de mi cargo.
  
  
• Conozco, cumplo y hago que se cumplan los deberes y las prohibiciones contenidas en el marco constitucional, legal y normativo que me rige; además de cumplir con los controles internos que la organización establece.
  
  
• Colaboró activamente en los grupos de trabajo en los que participo y mis actuaciones son ejemplo para los demás.
  
  
• Cumplo y respondo por las acciones y omisiones realizadas en el ejercicio de mi cargo.
  
  
• Soy recursivo en la búsqueda de soluciones y en la creación de oportunidades de mejoramiento. Soy parte de la solución.
  
  
• Aprendo de mis errores y trabajo sobre sus causas para evitar que se repitan, promoviéndolos como una lección aprendida.
  
  
• Comparto de manera natural mis conocimientos y experiencias con los compañeros, sin egoísmos y sin recelo. Facilito la adaptación y ayudo a superar los obstáculos a nuevos miembros del equipo.
  
  
• Acojo y promuevo un ambiente cordial y positivo, expresando con responsabilidad mis desacuerdos. Me preocupo por el mejoramiento de la comunicación interpersonal y el ambiente laboral y evito aceptar o generar comentarios malintencionados o imprecisos que afecten a las personas con las que me relaciono o que vulneren el buen nombre de Media Commerce S.A.S. Evito dar entrevistas, conceptos o publicaciones de carácter personal, que vayan en contra de la imagen de la organización o de algunos de sus colaboradores.
  
  
• Fomento la seguridad de la información y por lo tanto prevengo la fuga de información estratégica o de carácter confidencial. No divulgo por ningún medio ya sea electrónico, impreso o audiovisual, información indebida, ilegal, pornográfica o racista.
  
  
• Me preocupo por contar con las competencias requeridas para que todos mis procesos respondan con la mejor calidad posible a las necesidades de los clientes y demás grupos de interés.
  
  
• Presento de manera veraz, oportuna y verificable la información y los resultados de mi gestión, la de mi área / proceso, y la de la organización dentro de las atribuciones que me fueron asignadas.
  
  
• Conservo, protejo y uso de manera austera y eficiente los recursos que me son asignados, incluyendo el cumplimiento de la jornada laboral y su uso exclusivo en labores relacionadas con mis funciones.
  
  
• Promuevo y trabajo por el auto – cuidado y el cuidado de los demás, evitando situaciones que afecten o pongan en peligro la salud, la vida y el entorno. Exijo altos estándares de seguridad, tanto en los procesos como en las instalaciones y servicios que presta Media Commerce S.A.S.
  
  
• Cumplo y hago cumplir las Reglas Fundamentales de Seguridad.
  
  
• Procuro que mis actuaciones preserven y mejoren el medio ambiente y el entorno social que me rodea.

Actúo con integridad cuando:

• Mis decisiones y acciones las realizo con objetividad, lealtad, justicia, honestidad, rectitud y transparencia.
  
  
• Actúo en forma coherente porque pienso, hablo y actúo de forma consistente.
  
  
• Educo con el ejemplo y estoy siempre dispuesto a colaborar, compartir y dar crédito en mis logros y realizaciones a quienes corresponda.
  
  
• Mi actuar responde a los imperativos del bien común, por encima de los intereses particulares.
  
  
• Me declaro impedido cuando me veo involucrado en una decisión donde se genere un conflicto de interés personal o familiar.
  
  
• Rechazo y denuncio cualquier forma de corrupción, y promuevo acciones para fomentar la transparencia en todas mis actuaciones, las de mis compañeros, miembros de la Junta Directiva, proveedores y contratistas de la organización.
  
  
• No acepto regalos de parte de ningún grupo de interés relacionado con procesos a mi cargo, excepto atenciones u objetos promocionales claramente identificados cuyo valor comercial no sea representativo. Las atenciones u obsequios sobre los que tenga duda, los consultaré con mi  Jefe inmediato. Los regalos que por algún motivo no se ajusten a lo establecido en este código y no puedan ser devueltos, los entregaré directamente al  Jefe de Talento Humano.
  
  
• Actúo de forma objetiva sin buscar privilegios o beneficios propios o de terceras personas.
  
  
• Ni mi familia, ni yo mantenemos relaciones comerciales privadas con clientes, proveedores, compañeros de trabajo, ni con la competencia; de las cuales se puedan beneficiar con ocasión del cargo o función que desempeño dentro de la organización. (Se consideran familiares los padres biológicos, los padres adoptantes, hermanos/as, esposo/a o compañero/a permanente y/o los hijos).
  
  

Actúo con respeto cuando:

• Hago un buen ejercicio de mis derechos sin abusar de ellos, y respeto los de los demás.
  
  
• Reconozco los derechos y las necesidades de los diferentes grupos de interés con los que me relaciono y doy respuesta oportuna a esas necesidades.
  
  
• Respeto la propiedad intelectual y los derechos de autor.
  
  
• Rechazo la competencia desleal y por lo tanto no emito juicios de valor, descalifico o divulgo comentarios negativos que puedan afectar a otras empresas.
  
  
• Soy cortés y cordial en las relaciones con mis compañeros, los clientes y con todas las personas en general.
  
  
• Ni mi familia, ni yo utilizamos mi posición de empleado de Media Commerce S.A.S. como mecanismo para exigir preferencias o tratos diferentes a los de otros ciudadanos.
  
  
• Respeto el tiempo de los demás, soy puntual con las citas, entrevistas y reuniones de trabajo.
  
  
• Reconozco y acepto los usos, tradiciones y costumbres de las comunidades con las que interactúo.
  
  
• Mi trato con las personas está por encima de cualquier forma de discriminación por razón de sexo, raza, edad, nacionalidad, discapacidad, ideología, cargo, nómina o religión.
  
  
• Mantengo y promuevo el respeto por los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.
  
  

5.2          Aplicación del código de ética y conducta

En Media Commerce S.A.S, la integridad, la honestidad, la lealtad y el profesionalismo son valores que tienen preeminencia por sobre todas las cosas y debemos actuar con total apego a éstos en todas nuestras relaciones de trabajo, de negocio y ante la sociedad. Es responsabilidad de todos nosotros los colaboradores actuar siempre conforme a nuestros principios éticos y los valores que aquí se establecen, y actuar responsablemente en las comunidades en donde operamos. Nuestras relaciones son honestas y transparentes con nuestros accionistas, directores, colaboradores, clientes, proveedores, competidores, autoridades de gobierno y comunidad. Los colaboradores deben actuar de manera que la compañía sea y tenga la reputación de:

• Ser transparente, clara, veraz y exacta en el trato y en las declaraciones con los interesados.
  
  
• Ser políticamente imparcial.
  
  
• Ser social y ambientalmente responsable.
  
  
• Entregar productos y servicios seguros y de alta calidad.
  
  
• Salvaguardar celosamente su integridad y credibilidad.
  
  
• Ser consistente en el cumplimiento de nuestras obligaciones.
  
  
• Entender y respetar a nuestros clientes y consumidores con la finalidad de establecer relaciones duraderas.
  
  
• Ser  Jefe en la aplicación de las mejores políticas de gobierno corporativo.
  
  

5.2.1      Respeto por las personas e igualdad de oportunidades

Somos respetuosos de la diversidad étnica y cultural y de los derechos humanos sin discriminación por género, grupo étnico o religión. Todos los empleados tenemos igualdad de oportunidades y somos tratados con dignidad y respeto. Todas las decisiones relacionadas con la selección y contratación de personal las basamos en habilidades, cualidades, capacidad, experiencia profesional y congruencia con los valores de la organización. No consideraremos la raza, sexo, edad, color, origen étnico o cualquier otro factor que no esté relacionado a los criterios mencionados para la toma de dichas decisiones.

En Media Commerce promovemos un ambiente de trabajo seguro, saludable y con apego a las leyes laborales. Somos responsables de mantener un ambiente adecuado de orden y limpieza en las instalaciones, que contribuya a las prácticas seguras y a la eliminación de condiciones de riesgo en el trabajo.

5.2.2      Acoso sexual y maltrato

Está prohibido el acoso, hostigamiento o abuso sexual en cualquiera de sus expresiones o formas: acoso verbal, acoso físico, intimidación, hostilidad, solicitud de favores o conductas sexuales condicionadas a empleo, evaluaciones del desempeño, promociones y/o ascensos.

La violencia y el mal trato son inaceptables en nuestras relaciones de trabajo y deben ser reportados inmediatamente a la dependencia de Talento Humano o la Gerencia Administrativa para que se tomen las medidas disciplinarias correspondientes.

5.2.3      Uso de drogas y alcohol

El consumo de bebidas alcohólicas y el uso de drogas ilícitas no están permitidos por Media Commerce. El ingreso de cualquiera de nuestros colaboradores a la organización o áreas / proceso de trabajo bajo efectos de drogas o alcohol está estrictamente prohibido.

5.2.4      Participación en política

Estimulamos la participación cívica ciudadana y el derecho al voto en todos nuestros colaboradores.

Los colaboradores de Media Commerce no podemos participar en política ni hacer política a favor de determinado candidato dentro de la organización a menos que sea aprobada por la Junta Directiva y el Representante Legal.

5.2.5      Veracidad en registros e información

Todos nuestros registros, reportes contables y financieros son auditados y deben reflejar la realidad de nuestras operaciones y estar en total apego a la realidad.

Alterar, falsificar, hacer registros fraudulentos y ocultar información es considerado una falta grave.

5.2.6      Conflicto de intereses

En todos los niveles de la organización debemos evitar aquellas actividades o negocios que por su naturaleza generan “conflicto de intereses” y ponen en riesgo la integridad de nuestra organización, tales como:

• No se acepta que alguno de nuestros colaboradores realice actividades, asesorías o negocios que compitan o que entren en conflicto con los intereses de Media Commerce.
  
  
• Ninguno de nuestros colaboradores puede utilizar tiempo normal de trabajo ni recursos de la organización para atender intereses o negocios ajenos a su relación laboral con Media Commerce. No está permitido utilizar para su beneficio maquinaria, equipo, personal y recursos propiedad de la organización sin previa autorización.
  
  
• No está permitido que tengamos negocios en propiedad o en participación dentro de las instalaciones de la organización, cuya venta o servicio esté destinado a los propios empleados, trabajadores o terceros.
  
  
• Cuando exista parentesco entre nuestros colaboradores y por esta situación provoque conflicto de intereses en las relaciones de trabajo, el  Jefe inmediato debe resolver el conflicto en forma justa sin que prevalezca la relación de parentesco.
  
  
• No podemos ser o haber sido, propietarios, socios o estar involucrados familiarmente con alguna empresa proveedora de bienes, insumos, materias primas y/o servicios que Media Commerce compra o utiliza en sus operaciones; salvo aquellas operaciones conocidas y autorizadas por la Junta Directiva. Todas estas relaciones comerciales deben ser reportadas para confirmar que los montos de compras y pagos sean comparables con los del mercado.
  
  

5.2.7      Información confidencial

Todos debemos mantener la más estricta “confidencialidad” en los aspectos que resulten estratégicos y vitales para obtener y/o mantener ventajas frente a nuestros competidores. Se considera confidencial lo concerniente a:

• La información contable financiera y presupuesto, operaciones con valores y financiamientos.
  
  
• Los sistemas de organización, metas y objetivos estratégicos. Información de planeación, planes estratégicos, fusiones, adquisiciones, asociaciones, proyectos de mejora integral, cambios organizacionales, proyectos de ampliación o crecimiento.
  
  
• Las estrategias de comercialización, costos y mercadeo de nuestros productos.
  
  
• Los sistemas, procedimientos y estrategias de compras.
  
  
• Información no oficial a proveedores.
  
  
• La naturaleza, características, y especificaciones de nuestros productos.
  
  
• Los métodos o procesos comercialización.
  
  
• Los manuales, compendios y material que forma parte de nuestras políticas, procesos y sistemas de información.
  
  
• Medios magnéticos, software, programas, materiales y sistemas de información.
  
  
• Datos e información de las diferentes nóminas y planillas de pago del personal y documentos sobre sistemas salariales, compensación y beneficios.
  
  
• Información personal de los empleados.
  
  
• Manuales de capacitación y entrenamiento.
  
  
• Controversias judiciales o administrativas.
  
  
• Otros documentos o información calificada como confidencial por la organización.
  
  

5.2.7.1  Contratos de confidencialidad

Todos aquellos proveedores de bienes y servicios a quienes se les encomiende una tarea, proyecto o estudio de confianza, deben firmar contratos de confidencialidad, mediante los cuales nos ofrezcan guardar bajo secreto profesional, toda la información que se les proporcione. Todos estos contratos deben contar con el visto bueno del Proceso Jurídico de la organización.

5.2.7.2  Confidencialidad de nuestros colaboradores

Todos los colaboradores debemos firmar el convenio de confidencialidad de la organización, sin importar el nivel o el puesto que desempeñemos. Estamos obligados a guardar la confidencialidad de la información a la que tengamos acceso por motivo de nuestras actividades laborales aún después de separarnos de éstas.

5.2.8      Comunicaciones

5.2.8.1  Comunicaciones internas

En los medios de comunicación interna (folletos, boletines, circulares, videos, correo electrónico, intranet, portales de información, página Web, tableros de avisos) no debemos divulgar información que pueda comprometer aspectos del negocio ni que viole los niveles de confidencialidad aprobados. El acceso o distribución de pornografía y materiales ofensivos por Internet o correo electrónico está prohibido; así como enviar información ajena a la actividad laboral: comentarios políticos, religiosos, personales o cualquier uso que no sea estrictamente de trabajo. El uso del correo electrónico para estos fines está sujeto a sanciones que pueden afectar legal, laboral y penalmente a nuestros colaboradores.

5.2.8.2  Comunicaciones externas

Todos los colaboradores de la organización debemos observar los lineamientos de confidencialidad cuando por cualquier circunstancia tengamos que dar declaraciones, emitir opiniones, juicios, comentarios, participar en eventos formales, académicos o sociales. Toda participación que represente a Media Commerce en eventos públicos debe ser autorizada previamente por la Gerencia General. La única persona autorizada para dar información a los medios de comunicación sobre la organización es nuestro representante legal o la persona a quien él autorice.

5.2.8.3  Información para entidades gubernamentales

A las autoridades e instituciones gubernamentales que soliciten información relacionada con actividades de la organización, se les proporcionará – previa autorización – únicamente la información que legalmente corresponda, sin incluir datos o información específica sobre asuntos confidenciales. Debemos asegurarnos que dicha información se proporcione únicamente por el gerente General o la persona que él autorice y siempre y cuando la persona requirente cuente con la autoridad pertinente y esté debidamente acreditada e identificada por la entidad gubernamental que lo solicita.

5.2.9      Corrupción y soborno

No se permite bajo ninguna circunstancia, prácticas de corrupción o soborno. Ninguno de nuestros colaboradores tiene permitido hacer y/o recibir pagos fuera de ley o sobornos con entidades privadas, personas, autoridades públicas o gubernamentales para asegurar alguna concesión, contrato, aprobación o ventajas en beneficio propio ni de la organización.

5.2.10    Relaciones con los proveedores

Únicamente podremos negociar con proveedores aprobados por la organización para el suministro de bienes y servicios. Los colaboradores que tratamos con proveedores debemos actuar en forma profesional e independiente, de acuerdo con los siguientes parámetros:

• Respetaremos a los proveedores y sus empleados.
• Garantizaremos la transparencia e imparcialidad en los procesos de licitación y selección de proveedores.
• Nuestros proveedores aprobados deberán gozar de buen nombre y tener la misma oportunidad para competir por el negocio en la compañía.
• Las negociaciones se harán siempre sobre la base de calidad, servicio, precio y disponibilidad.
• Respetaremos el derecho a la rentabilidad razonable del proveedor.
• Respetaremos las condiciones pactadas.
• Donde se estime apropiado, facilitaremos las proyecciones de volúmenes. La información sobre las futuras necesidades de bienes o servicios de la organización, en términos de volumen y oportunidad, contribuye a que nuestros proveedores se preparen para satisfacernos.
• Nuestra organización no tolerará ninguna forma de influencia indebida, soborno o comportamiento antiético por parte de nuestros proveedores. Esta conducta deberá ser reportada a las Gerencias de Media Commerce S.A.S.
• Nuestros colaboradores no deben tener conflictos de intereses que pudieran afectar las decisiones cuando estén tratando con nuestros proveedores. Cuando exista un conflicto de intereses, debemos declararlo y excluirnos del proceso de toma de decisiones.
• No recibiremos obsequios o atenciones tales como invitaciones de los proveedores que den la imagen de ejercer una influencia inapropiada sobre una decisión o una relación de negocios. Esto aplica también en el evento de que sean los colaboradores los que realicen obsequios o atenciones.
• Nuestros negocios y nuestras relaciones personales se deben mantener separados, para evitar un conflicto de intereses real o potencial. La capacidad de compra no se debe emplear con el fin de obtener unos beneficios personales. Es antiético buscar una concesión o un beneficio de índole personal de un proveedor.
• No podremos revelar información de propiedad de la organización a nuestros proveedores o potenciales proveedores sin la debida autorización y sobre la base de que se requiere para suministrar el bien o prestar el servicio.
• La información que recibamos de nuestros proveedores no podemos suministrarla a sus competidores sin su autorización por escrito, a menos que sea ampliamente conocida en la industria.
• No podemos utilizar para nuestro beneficio o el de terceros descuentos o tratos especiales con proveedores de la organización, como consecuencia de su participación en el proceso de decisión de compra de bienes, insumos, materias primas y/o servicios; o bien por haber favorecido o recomendado la compra de los mismos.
• Tenemos prohibido realizar transacciones comerciales con proveedores que operan al margen de la ley o de dudosa y extraña reputación, que incumplan o demuestren prácticas comerciales irresponsables, y/o que no estén debidamente autorizados para ejercer el comercio.
• Tenemos prohibido solicitar préstamos personales a los proveedores.
• No podremos emitir opiniones sobre los competidores de los proveedores que puedan cuestionar su profesionalismo, honestidad o confiabilidad.

5.2.11    Obligaciones de los proveedores:

Los proveedores de la organización nos deberán suministrar los productos y/o servicios en los términos acordados y adicionalmente cumplir con los siguientes requerimientos:

• Adelantar el negocio en forma honesta, transparente, leal, responsable y de buena fe.
• Presentarnos precios por debajo del mercado con la finalidad de ganar la licitación y posteriormente solicitar revisión y ajuste de los mismos.
• Respetar nuestras Políticas de Ética y las Pautas Éticas para proveedores.
• No abusar de su posición dominante en el mercado.
• Reportarnos cualquier comportamiento antiético de unos de los colaboradores de la organización a la gerencia respectiva.
• No involucrarse o realizar actos ilícitos o que de cualquier forma contravengan las leyes. Ningún tipo de prebenda o favorecimiento a nuestros colaboradores con el fin de obtener un beneficio.

5.3          Cumplimiento del código de ética y conducta

5.3.1      Responsabilidades

Estableceremos medios y sistemas de comunicación de fácil acceso, que permitan nuestros colaboradores dar a conocer y reportar el incumplimiento o las violaciones a los estándares o prácticas establecidos en este Código.

5.3.2      Penalidades

El incumplimiento del Código de Ética y Conducta está sujeto a penalidades y sanciones que van desde una amonestación verbal o escrita, hasta pérdida de la relación laboral, sanciones civiles o penales según la(s) falta(s) que se cometa(n). Las Gerencias General y Administrativa serán responsables de determinar la sanción que aplique con base en la violación cometida, teniendo como base nuestro Reglamento Interno de Trabajo.

5.3.3      Ámbito de aplicación

Nuestro Código aplica a todos nuestros miembros de Junta Directiva, Gerencias, Jefes de Departamento, Profesionales, Supervisores, Personal de apoyo administrativo y Personal de nivel técnico y operativo. También a nuestros proveedores, suplidores y contratistas que estén involucrados en el cumplimiento parcial o total de algunos aspectos o prácticas de trabajo y/o conducta fijados en los respectivos contratos, convenios y en este Código, el cumplimiento por parte de nuestros proveedores, contratistas y demás personal externo será obligatorio y las faltas están sujetas a sanciones, o incluso a ser la causa para dar por terminada la relación comercial.

5.3.4      Cómo denunciar o reportar una falla

Para denunciar y reportar faltas o incumplimientos al Código de Ética y Conducta lo pueden hacer a la dependencia de jurídica y/o gerencia administrativa.

6. Acuerdos de niveles de servicio (ANS)

No aplica.