Automatización de procesos y 7 mitos para obviar

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Seamos honestos: en general, el proceso de transformación digital va mucho más rápido de lo que a algunas empresas y sus líderes pueden entender.

Y la pandemia no hizo este proceso más fácil sino, por el contrario, lo aceleró a tal velocidad que temas como, por ejemplo, la automatización de proceso han avanzado con más dudas que respuestas claras y certezas.

Por todo ello, unos cuantas leyendas (doradas y negras) se tejen en torno al proceso, sin que se pueda distinguir con claridad el mito de la realidad.

Para desmontar algunas de las más notables falsas creencias, se ha seleccionado SIETE (07) de estos mitos sobre la automatización de procesos para colocar en perspectiva el verdadero valor que está tecnología tiene para los negocios:

1.“La automatización de procesos elimina puestos de trabajo”

Falso. Los robots de software no toman decisiones de negocios: eso lo hacen los humanos.

Por lo tanto nunca reemplazarán a los colaboradores. Es fundamental y necesario que el talento se dedique a tareas de análisis que agreguen valor al negocio.

Nos referimos a tareas que requieren de habilidades blandas como:

  • El pensamiento crítico
  • La creatividad
  • La empatía

A medida que se automatiza una posición, en otra están necesitando  personas para cumplir con esas tareas más complejas.

2. “Para automatizar los procesos hay que sumar un robot físico”

Falso. Los robots de software no son andantes ni se parecen a Wall-E, sino que trabajan a través de los sistemas informáticos.

Aun así pueden automatizar cualquier operación que sucede frente a un computador, ya sea imitando el comportamiento humano (moviendo el mouse y utilizando el teclado) o trabajando de forma “invisible”, es decir, conectándose con bases de datos y APIs según las necesidades del proceso y las tecnologías que intervienen en la tarea.

3. “Me olvido completamente del proceso una vez automatizado”

Los usuarios de la automatización necesitan tener presente qué labor desempeña el robot ya que, si falla, deben tener un plan de contingencia manual.

Además, suelen utilizar sus resultados y, en muchos casos, necesitan intervenir en los procesos tomando decisiones (valor humano).

El robot como herramienta solo podrá resolver entre el 50% y el 80% del proceso y el usuario deberá estar presente para el resto. La parte con mayor valor o complejidad siempre quedará en manos del humano.

Por lo tanto, humano e IA deben  trabajar juntos. Asimismo, deben involucrarse en el proceso desde el comienzo del proyecto para que el usuario comprenda la sinergia y así, fomentar la cultura de la automatización.

4. “La automatización de procesos es solo para grandes corporaciones”

A diferencia de las grandes empresas, las medianas y pequeñas deben adaptar sus procesos a los recomendados por estas herramientas y aprovecharlas sin incurrir en grandes costos.

Es ideal enfocarse en tareas de gran volumen, repetitivas y de poco valor agregado al negocio.

Una de las soluciones más útiles es la de conciliaciones, que atraviesan verticales y áreas donde se puede automatizar hasta un 93% de registros y liberar en promedio 80 horas mensuales para otras tareas de valor.

5. “Vamos a tener que modificar todos los sistemas existentes en la compañía”

Falso. La automatización de procesos justamente permite operar sobre todo tipo de sistemas, ya sean legacy (heredado) o modernos de forma ágil y sin tener que desarrollar nada más que el propio robot de software.

6. “Es una tecnología muy cara para implementar”

Muchos proveedores mundiales de automatización de procesos solicitan, además de licencias para sus productos, emplear un ecosistema con otras licencias (sistema operativo, bases de datos, etc).

Sin embargo  se pueden utilizar ecosistemas open source, lo cual disminuye en gran escala el valor de implementar.

Es importante siempre evaluar el costo de no automatizar para entender realmente qué es caro y qué no lo es.

7. “Hay que automatizar el proceso al 100% y que no quede nada para hacer manual”

Se recomienda no comenzar con una visión ‘end-to-end’ (punta a punta) ya que podría trabar el proyecto y ralentizarlo.

  • 68% de los que se encararon end-to-end pueden demorar más de un año para la implementación
  • … y al menos el 52% tardan 18 meses en comenzar a mostrar resultados
Fuente: THE STANDARD CIO

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